供應(yīng)鏈盡職管理申訴管理程序

一、目的

為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理盡職采購(gòu)礦物供應(yīng)鏈可能存在的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)與隱患，保障利益相關(guān)方與惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰荆ㄒ韵潞?jiǎn)稱(chēng)“本公司”）管理層的順暢溝通，建立和諧互利的利益相關(guān)方關(guān)系，維護(hù)各利益相關(guān)方的合法權(quán)益，根據(jù)《惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰緵_突礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡責(zé)管理政策》制定本申述管理程序。

二、適用范圍

適用于所有與沖突礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡責(zé)管理相關(guān)的人員、團(tuán)體、供應(yīng)商、客戶(hù)等利益相關(guān)方。

三、管理職責(zé)

3.1 供應(yīng)鏈管理辦公室負(fù)責(zé)制定并監(jiān)督此程序的執(zhí)行。

四、程序具體內(nèi)容

4.1 可以對(duì)哪些問(wèn)題提起申訴？

符合以下條件的申訴將會(huì)被受理：

1) 與本公司供應(yīng)鏈盡責(zé)管理相關(guān)。

2) 本公司商業(yè)活動(dòng)或者業(yè)務(wù)關(guān)系對(duì)利益相關(guān)方已經(jīng)造成或可能造成負(fù)面影響。

3) 本公司商業(yè)活動(dòng)或者業(yè)務(wù)關(guān)系違反了《經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織關(guān)于來(lái)自受沖突影響和高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的礦石的負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈盡責(zé)管理指南》或《惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰緵_突礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡責(zé)管理政策》中的要求。

符合以下任意一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的申訴不會(huì)被受理：

1) 與本公司供應(yīng)鏈盡責(zé)管理無(wú)關(guān)。

2) 無(wú)法提供充分證據(jù)或證人以支持指出的問(wèn)題。

3) 惡意申訴或?yàn)楂@得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)而發(fā)起的申訴。

4) 如果申訴的問(wèn)題不屬于本公司內(nèi)部機(jī)制所能夠解決的范疇，我們將積極協(xié)調(diào)外部機(jī)構(gòu)解決。

4.2 誰(shuí)可以提起申訴？

任何個(gè)人或團(tuán)體，包括但不限于本公司的客戶(hù)、供應(yīng)商、受影響的社區(qū)居民、員工、董事會(huì)成員等，無(wú)論與本公司是否存在直接或間接關(guān)聯(lián)，如認(rèn)為本公司或本公司供應(yīng)鏈存在第1條所列供應(yīng)鏈盡責(zé)管理問(wèn)題，并在過(guò)去一年內(nèi)或者可能的將來(lái)給自己（或自己所代表的利益相關(guān)方）造成負(fù)面影響，均可向本公司供應(yīng)鏈管理辦公室提起申訴。

如果申訴由代表受影響方的第三方團(tuán)體或個(gè)人提出，該機(jī)構(gòu)或個(gè)人應(yīng)明確說(shuō)明其所代表的對(duì)象，并提供具備代表權(quán)的明確證據(jù)。

提起申訴的個(gè)人和團(tuán)體，以下均稱(chēng)為“申訴者”。

4.3 如何提起申訴？

申訴者應(yīng)填寫(xiě)附件一所示《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書(shū)》，語(yǔ)種不限。申訴書(shū)應(yīng)通過(guò)電子郵件、郵寄或親自送達(dá)本公司供應(yīng)鏈管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“辦公室”），該辦公室為本公司供應(yīng)鏈管理委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“委員會(huì)）的日常辦事機(jī)構(gòu)。

郵箱：[email protected]

地址：惠州市惠陽(yáng)區(qū)新圩鎮(zhèn)新豐村塘口村民小組地段辦公樓，惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司供應(yīng)鏈管理辦公室

如選擇親自前往辦公室提交材料，請(qǐng)通過(guò)電子郵件提前預(yù)約時(shí)間。

申訴者必須提供足以支持調(diào)查的事實(shí)。如果缺乏確鑿證據(jù)，申訴者必須明確提供證人。如果申訴者提供的信息不足以開(kāi)展調(diào)查，辦公室將建議其在30天內(nèi)提供更多信息，否則無(wú)法受理。

4.4 如何處理申訴？

本公司致力于快速、有效地處理申訴，我們將按照?qǐng)D1所示流程處理申訴。

圖1：惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰咎幚砉?yīng)鏈申訴流程

收到申訴材料后，我們通常按以下步驟采取行動(dòng)：

第一步：辦公室向申訴者確認(rèn)收到申訴材料（收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)）。

第二步：辦公室按照第1條所列申訴受理標(biāo)準(zhǔn)審核申訴材料，決定是否受理，并將決定書(shū)面（包括電子郵件或紙質(zhì)文書(shū)）通知申訴者。如果決定不予受理，同時(shí)說(shuō)明不予受理原因，并將處理結(jié)果報(bào)送委員會(huì)（收到材料后7個(gè)工作日內(nèi)）。

第三步：如果決定受理申訴，辦公室則將申訴材料提交委員會(huì)，委員會(huì)根據(jù)申訴內(nèi)容組織委員會(huì)相關(guān)成員啟動(dòng)申訴調(diào)查程序，以便與申訴相關(guān)方（申訴者、被申訴對(duì)象，以及可能存在的其他利益相關(guān)方）展開(kāi)合作，深入全面了解申訴中提出的問(wèn)題，鑒別與申訴相關(guān)的更多利益相關(guān)方，完成調(diào)查報(bào)告并提交給申訴者、被申訴對(duì)象和本公司董事會(huì)。（決定受理申訴后60個(gè)工作日內(nèi)）。

第四步：解決爭(zhēng)端。委員會(huì)聯(lián)合申訴者和被申訴對(duì)象，對(duì)爭(zhēng)端提出雙方都能接受的解決方案和程序，推動(dòng)雙方達(dá)成書(shū)面共識(shí)。

第五步：申訴者和被申訴對(duì)象合作執(zhí)行達(dá)成共識(shí)的解決方案，委員會(huì)負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

第六步：申訴者和被申訴對(duì)象雙方接受解決方案的執(zhí)行結(jié)果，并簽署執(zhí)行結(jié)果確認(rèn)書(shū)，委員會(huì)決定結(jié)案。如果經(jīng)過(guò)一輪或者幾輪磋商，申訴者和被申訴對(duì)象中的任何一方不接受解決方案（第四步），或者不接受解決方案的執(zhí)行結(jié)果（第五步），則可以尋求本公司以外的解決途徑，如第三方爭(zhēng)端解決機(jī)構(gòu)或?qū)＜业龋緝?nèi)部申訴程序自動(dòng)終結(jié)。委員會(huì)將申訴程序的最終結(jié)果通知申訴者、被申訴對(duì)象和本公司董事會(huì)。

第七步：針對(duì)所有被受理的申訴，委員會(huì)填寫(xiě)《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴存檔卡》，與申訴書(shū)、調(diào)查報(bào)告、解決方案的書(shū)面共識(shí)、執(zhí)行結(jié)果確認(rèn)書(shū)等相關(guān)文件一并存檔保管。

申訴采用沖突回避機(jī)制，如您認(rèn)為委員會(huì)中任何人員與申訴存在利益沖突，可在申訴書(shū)中要求回避。

4.5 申訴者是否被保護(hù)？

申訴者可以匿名申訴，但表明身份將有助于我們開(kāi)展調(diào)查。如果您愿意表明真實(shí)身份，并明確提出保密要求，本公司將會(huì)對(duì)您的身份保密。本公司承諾不會(huì)對(duì)申訴者采取任何打擊和報(bào)復(fù)行為。

在任何情況下，本公司均保證以獨(dú)立、公正和客觀的方式處理、調(diào)查、回復(fù)并歸檔所接收的申訴材料。

4.6 該申訴辦法何時(shí)生效？

本程序經(jīng)過(guò)本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起生效。

五、記錄

供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書(shū)

附件一

惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰?

供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書(shū)